ایجاد مستندات و راهنماهای کاربری برای دروپال

مستندسازی و ساخت راهنماهای کاربری برای وب سایت های دروپالی، یک نیاز اساسی برای هر کسی است که می خواهد کاربرانش به راحتی با سایت کار کنند و نیاز به پشتیبانی کمتری داشته باشند. دروپال یک سیستم مدیریت محتوای قوی و انعطاف پذیر است، اما همین انعطاف پذیری باعث می شود گاهی اوقات پیچیدگی هایی برای کاربران نهایی یا حتی مدیران سایت داشته باشد. پس بیاید ببینیم چطور می توانیم این پیچیدگی ها را با مستندات کاربردی، ساده و قابل فهم، برای همه قابل لمس کنیم.

گاهی اوقات فکر می کنیم مستندسازی فقط برای توسعه دهنده ها یا افراد فنی است، اما اصلاً اینطور نیست! مستندسازی برای یک وب سایت دروپالی، یعنی ساختن یک نقشه راه واضح برای هر کسی که قرار است با سایت شما کار کند؛ از کاربر عادی که می خواهد ثبت نام کند تا مدیر محتوایی که باید روزانه با پنل کاربری سروکله بزند. این کار نه تنها دردسرهای پشتیبانی شما را کم می کند، بلکه به کاربران حس استقلال و قدرت می دهد تا خودشان از پس کارهایشان بربیایند. به علاوه، وقتی یک تیم روی یک پروژه دروپالی کار می کند، مستندات خوب مثل یک چسب عمل می کند و همه را با هم هماهنگ نگه می دارد و جلوی سردرگمی ها را می گیرد.

حالا، شاید با خودتان فکر کنید که خب مستندات دروپال که توی اینترنت پره! بله درسته، کلی راهنمای نصب و راه اندازی دروپال هست که به شما می گویند چطور سیستم را روی سرور بالا بیاورید یا ماژول ها را نصب کنید. اما منظور ما از مستندسازی، چیزی فراتر از این هاست. ما می خواهیم یاد بگیریم چطور برای خودِ سایت دروپالی که ساخته ایم، برای کاربران و مدیرانش، راهنماهای عملی و کاربردی بنویسیم. چیزی که بعد از نصب دروپال به درد می خورد و به کاربران نهایی کمک می کند که «چطور» از امکانات سایت استفاده کنند، نه فقط «چطور» آن را نصب کنند. بیایید با هم قدم به قدم پیش برویم و یاد بگیریم چطور این کار مهم را به بهترین شکل انجام دهیم.

شناخت مخاطب: پایه و اساس مستندسازی موثر

راستش را بخواهید، اولین و مهم ترین قدم برای نوشتن هر نوع راهنمایی، این است که بدانید دارید برای چه کسی می نویسید. شما نمی توانید با یک لحن و یک سطح از جزئیات، هم برای یک کاربر تازه کار بنویسید و هم برای یک توسعه دهنده حرفه ای. هر گروه از مخاطبان، نیازها و انتظارات خاص خودش را دارد و اگر این را ندانید، مستنداتتان مثل یک لباس سایز بزرگ می شود که به تن هیچ کس نمی نشیند.

تعیین کاربران هدف و سطح دانش پیش نیاز

بیایید مخاطبان اصلی مان را در دنیای دروپال دسته بندی کنیم:

1. کاربران نهایی (End-Users): این ها همان هایی هستند که قرار است هر روز از سایت شما استفاده کنند. شاید حتی ندانند دروپال چیست یا CMS یعنی چه. تنها چیزی که می خواهند، این است که کارشان را راحت و سریع انجام دهند. برای این گروه، باید از ساده ترین و روان ترین زبان ممکن استفاده کنید. فرض کنید دارید برای مادربزرگتان توضیح می دهید!
   • هدف از مستندات برای این گروه: آموزش استفاده از امکانات سایت، حل مشکلات رایج، افزایش رضایت و خودکفایی در استفاده.
   • مثال: راهنمای ثبت نام، نحوه جستجو در سایت، چطور یک محصول را به سبد خرید اضافه کنیم.
2. مدیران محتوا و وب مسترها (Content Managers & Webmasters): این افراد کسانی هستند که وظیفه مدیریت محتوا، به روزرسانی ها و نظارت کلی بر عملکرد سایت را بر عهده دارند. آن ها احتمالاً با مفاهیم CMS و پنل های مدیریتی آشنایی دارند، اما لزوماً توسعه دهنده نیستند.
   • هدف از مستندات برای این گروه: آموزش کار با پنل مدیریت، انتشار و ویرایش محتوا، مدیریت کاربران و تنظیمات اولیه.
   • مثال: چطور یک مقاله جدید منتشر کنیم؟ نحوه تغییر تنظیمات یک ماژول، مدیریت کاربران و نقش های دسترسی.
3. توسعه دهندگان دروپال و متخصصین فنی (Developers & Technical Experts): این گروه همان هایی هستند که سایت را ساخته اند یا قرار است آن را توسعه دهند و نگهداری کنند. آن ها زبان کد را می فهمند و به جزئیات فنی نیاز دارند. البته برای این مقاله تمرکز اصلی ما روی مستندات کاربری است، اما اشاره به این بخش هم خالی از لطف نیست.
   • هدف از مستندات برای این گروه: حفظ دانش فنی پروژه، تسهیل همکاری تیمی، مستندسازی کدهای سفارشی و ساختار معماری.
   • مثال: ساختار ماژول های کاستوم، نحوه استفاده از APIهای خاص، تنظیمات سرور برای دروپال.

با شناخت دقیق این گروه ها، می توانید محتوای مستنداتتان را هدفمند کنید و اطمینان حاصل کنید که هر کسی به اطلاعاتی که نیاز دارد، دسترسی پیدا می کند. یادتان باشد، مستندات خوب مثل یک مترجم خوب عمل می کند؛ زبان فنی را برای کاربر عادی، و زبان کاربری را برای توسعه دهنده ترجمه می کند.

انواع مستندات ضروری برای یک وب سایت دروپال

حالا که فهمیدیم داریم برای چه کسی می نویسیم، بیایید ببینیم اصلاً چه نوع مستنداتی لازم داریم. یک وب سایت دروپالی، بسته به پیچیدگی و کاربری اش، ممکن است به مستندات مختلفی نیاز داشته باشد. اینجا یک دسته بندی کلی از مهم ترین ها را برایتان آورده ام:

مستندات کاربری نهایی

این دسته از مستندات، مستقیماً برای کاربران عادی وب سایت طراحی شده اند و باید به ساده ترین شکل ممکن نوشته شوند. فرض کنید کاربر هیچ پیش زمینه ای ندارد و می خواهد کارش را خودش انجام دهد.

• راهنمای ورود و ثبت نام: فکرش را بکنید، یک کاربر تازه وارد که می خواهد عضو سایت شما شود، اما نمی داند از کجا شروع کند. این بخش باید قدم به قدم توضیح دهد چطور ثبت نام کند، اطلاعاتش را وارد کند، رمز عبور بسازد و وارد حساب کاربری اش شود.
• نحوه استفاده از فرم ها و فیلترها: اگر سایت شما فرم های پیچیده (مثل فرم های تماس، فرم های ثبت سفارش یا فرم های عضویت) یا فیلترهای جستجوی پیشرفته دارد، باید حتماً راهنمای کار با آن ها را بنویسید. مثلاً چطور محصول مورد نظرم را با استفاده از فیلتر قیمت پیدا کنم؟
• راهنمای ارسال محتوا (در صورت امکان پذیر بودن برای کاربران): در بعضی سایت ها، کاربران می توانند محتوا (مثل نظرات، پست های وبلاگی، تصاویر یا فایل) ارسال کنند. برای این بخش هم باید یک راهنمای تصویری و مرحله به مرحله داشته باشید.
• جستجو و پیمایش در سایت: اگرچه اکثر کاربران با جستجو آشنا هستند، اما ممکن است سایت شما یک موتور جستجوی داخلی خاص یا ساختار منوی پیچیده ای داشته باشد. راهنمایی برای یافتن اطلاعات یا حرکت بین بخش های مختلف سایت، خیلی کمک کننده است.
• بخش پرسش های متداول (FAQ): این بخش یکی از پرکاربردترین قسمت های مستندات است. سوالاتی که معمولاً کاربران زیاد می پرسند (مثلاً چطور رمز عبورم را بازیابی کنم؟، چرا نمی توانم وارد حسابم شوم؟) را اینجا جمع آوری کنید و پاسخ های کوتاه و واضح به آن ها بدهید.

مستندات مدیران محتوا و وب مسترها

این مستندات برای کسانی است که هر روز با پنل مدیریت دروپال سروکار دارند و باید محتوای سایت را به روز نگه دارند. این بخش می تواند کمی فنی تر باشد، اما همچنان باید واضح و کاربردی باشد.

1. مدیریت گره ها (Nodes)، بلاک ها (Blocks) و دیدگاه ها (Comments):
   • گره ها: چطور یک صفحه جدید (Node) بسازیم؟ چطور یک گره را ویرایش یا حذف کنیم؟ توضیح انواع محتوا (Content Types) مثل مقاله، صفحه و …
   • بلاک ها: چطور یک بلاک (مثل نوار کناری، فوتر یا بنر) اضافه یا ویرایش کنیم؟ چطور جایگاه بلاک ها را تغییر دهیم؟
   • دیدگاه ها: چطور دیدگاه های کاربران را مدیریت و تایید یا رد کنیم؟
2. کار با نمایش ها (Views) و نوع محتوا (Content Types):
   • Views: یک راهنمای ساده برای ایجاد یا ویرایش لیست ها و نمایش های محتوا (مثلاً لیست آخرین مقالات، یا گالری تصاویر).
   • Content Types: چطور یک نوع محتوای جدید بسازیم؟ چطور فیلدهای جدید به یک نوع محتوا اضافه کنیم؟
3. مدیریت کاربران و نقش های دسترسی (Permissions): توضیح کامل نحوه اضافه کردن کاربر جدید، تغییر رمز عبور، تعریف نقش های کاربری (مثلاً مدیر، نویسنده، ویرایشگر) و تعیین دسترسی های هر نقش به بخش های مختلف سایت.
4. تنظیمات اولیه ماژول ها و قالب ها: اگر سایت شما از ماژول ها یا قالب های خاصی استفاده می کند که نیاز به تنظیمات اولیه دارند، باید راهنمای آن ها را هم بنویسید. مثلاً چطور تنظیمات ماژول سئو را پیکربندی کنیم؟ یا چطور لوگوی سایت را در قالب تغییر دهیم؟
5. نکات به روزرسانی و نگهداری سایت: یک راهنمای مختصر در مورد کارهایی که باید برای نگهداری و به روزرسانی سایت انجام داد، مثل گرفتن بک آپ، پاک کردن کش دروپال و بررسی گزارشات خطای سایت. این بخش می تواند جلوی خیلی از مشکلات احتمالی را بگیرد.

مستندات توسعه دهندگان (بصورت خلاصه و ارجاع)

همانطور که گفتیم، تمرکز ما روی مستندات کاربری است. اما اشاره ای کوتاه به این بخش هم لازم است. این مستندات معمولاً شامل جزئیات فنی و کدهای برنامه نویسی هستند و برای تیم توسعه دهنده ضروری اند.

• ساختار کد و معماری سایت: توضیحی در مورد ساختار پوشه ها، نحوه سازماندهی کدها و ماژول های سفارشی.
• مستندسازی ماژول ها و قالب های کاستوم: اگر ماژول یا قالب اختصاصی برای دروپال ساخته اید، حتماً نحوه کار، متغیرها، هوک ها و توابع آن را مستند کنید.
• نکات مستندسازی API (در صورت وجود): اگر سایت شما API برای ارتباط با سیستم های دیگر دارد، مستندسازی آن برای توسعه دهندگان خارجی یا داخلی ضروری است.

با داشتن این مستندات جامع، هر کسی که با سایت شما درگیر است، می داند که چه کاری باید انجام دهد و چطور آن را انجام دهد. این یعنی دردسر کمتر، کارایی بیشتر و در نهایت، رضایت بالاتر!

اصول و بهترین روش های نگارش مستندات دروپال

فقط اینکه بدانید چه چیزی را مستند کنید کافی نیست؛ مهم این است که چطور این کار را انجام دهید. نوشتن یک راهنمای عالی، مثل یک هنر است که با رعایت چندتا اصل کلیدی، می توانید در آن خبره شوید. بیایید نگاهی به این اصول مهم بیندازیم:

وضوح و سادگی: استفاده از زبان عامیانه و بدون ابهام

وقتی مستند می نویسید، فکر نکنید دارید یک کتاب علمی برای استادان دانشگاه می نویسید. هدف شما این است که پیام را به ساده ترین و قابل فهم ترین شکل ممکن منتقل کنید. از اصطلاحات فنی پیچیده پرهیز کنید، مگر اینکه لازم باشد و حتماً هم آن ها را توضیح دهید. جملات را کوتاه و مستقیم بنویسید. فرض کنید دارید یک دستور پخت غذا را برای کسی می گویید که برای اولین بار می خواهد آشپزی کند.

زبان ساده در مستندسازی مثل نان و پنیر و سبزی است؛ شاید ساده به نظر بیاید، اما سیرکننده و پرکاربرد است.

ساختاریافتگی و سازماندهی: استفاده از هدینگ ها، فهرست های گلوله ای/شماره دار، پاراگراف های کوتاه

هیچ کس دلش نمی خواهد با یک بلوک بزرگ از متن مواجه شود. خوانایی برای مخاطب آنلاین حرف اول را می زند.

• هدینگ ها (H2, H3, …): از تیترها و زیرتیترها استفاده کنید تا متن را به بخش های کوچکتر و قابل هضم تقسیم کنید. این کار هم به خواننده کمک می کند تا سریع تر به بخش مورد نظرش برسد و هم به موتورهای جستجو می گوید که محتوای شما ساختارمند است.
• لیست ها (گلوله ای و شماره دار): برای مراحل گام به گام یا فهرست کردن موارد، از لیست ها استفاده کنید. این کار اطلاعات را تمیز و مرتب نشان می دهد و چشم خواننده را خسته نمی کند.
• پاراگراف های کوتاه: هر پاراگراف نهایتاً 7-8 جمله باشد. هر پاراگراف باید یک ایده یا مفهوم اصلی را پوشش دهد.

بصری سازی: اهمیت اسکرین شات ها، فلوچارت ها و نمودارها

یک تصویر خوب، گاهی به اندازه هزار کلمه ارزش دارد. بخصوص برای راهنماهای کاربری، اسکرین شات ها معجزه می کنند.

• اسکرین شات های مرحله به مرحله: اگر دارید توضیح می دهید چطور روی یک دکمه کلیک کنند یا یک فرم را پر کنند، از صفحه اسکرین شات بگیرید و با فلش یا هایلایت، بخش های مهم را مشخص کنید.
• فلوچارت ها و نمودارها: برای توضیح فرآیندهای پیچیده یا گردش کار، فلوچارت ها خیلی مفید هستند و به خواننده کمک می کنند تصویر کلی را درک کند.

به روزرسانی مداوم: نگهداری و همگام سازی مستندات با تغییرات دروپال یا سایت

سایت های دروپالی ثابت نمی مانند. ممکن است ماژول جدیدی اضافه کنید، یا دروپال را به نسخه جدیدتری ارتقا دهید. مستندات شما هم باید همگام با این تغییرات به روز شوند. اگر مستنداتتان قدیمی باشند، بیشتر به مشکل می خورند تا اینکه راه حلی باشند. یک برنامه منظم برای بازبینی و به روزرسانی مستندات داشته باشید.

قابلیت جستجو: اطمینان از دسترسی آسان کاربران به اطلاعات

وقتی کاربر سوالی دارد، اولین کاری که می کند، جستجو است. مطمئن شوید که مستندات شما به راحتی قابل جستجو هستند. از کلمات کلیدی مناسب در عنوان ها و متن استفاده کنید تا موتورهای جستجوی داخلی سایت یا حتی گوگل، بتوانند آن ها را پیدا کنند.

لحن و استایل یکپارچه: حفظ ثبات در تمام بخش های مستندات

فکرش را بکنید، یکجا لحنتان رسمی است و جای دیگر خیلی خودمانی. این باعث سردرگمی خواننده می شود. از اول تصمیم بگیرید که لحن محاوره ای، دوستانه، رسمی یا هر چیز دیگری باشد، و به آن در تمام طول مستندات پایبند باشید. از نظر بصری هم، فونت ها، رنگ ها و استایل ها باید یکدست باشند.

امکان بازخورد: فراهم آوردن راهی برای کاربران جهت ارائه نظرات

مستندسازی یک فرآیند یک طرفه نیست. به کاربران این امکان را بدهید که بازخورد بدهند. مثلاً یک دکمه آیا این مقاله مفید بود؟ یا بخشی برای نظرات. این کار به شما کمک می کند تا مشکلات مستنداتتان را پیدا کرده و آن ها را بهتر کنید. این یک بازی برد-برد است.

با رعایت این اصول، می توانید مستنداتی بسازید که نه تنها اطلاعات را منتقل می کنند، بلکه تجربه کاربری مثبتی هم برای خواننده رقم می زنند.

ابزارها و روش های پیاده سازی مستندات دروپال

حالا که می دانید چه چیزی بنویسید و چطور بنویسید، وقتش رسیده که ببینیم کجا و با چه ابزارهایی می توانیم این مستندات را منتشر کنیم. گزینه های مختلفی وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خودشان را دارند.

ابزارهای نگارش خارج از دروپال

گاهی اوقات، برای مستندات فنی تر یا همکاری های تیمی، بهتر است از ابزارهای جداگانه استفاده کنید.

• پلتفرم های مدیریت دانش (Knowledge Management Platforms):
  • Confluence: این یک ابزار عالی برای تیم های بزرگ است که نیاز به فضای مشترک برای مستندسازی دارند. امکانات زیادی برای سازماندهی، جستجو و همکاری دارد.
  • Notion: یک ابزار همه کاره و انعطاف پذیر است که می توانید از آن برای ساخت دیتابیس های دانش، یادداشت برداری، مدیریت پروژه و … استفاده کنید. برای تیم های کوچک تا متوسط بسیار مناسب است.
• ابزارهای نویسندگی فنی (Technical Writing Tools):
  • Markdown Editors (مثل VS Code با افزونه های مارک داون): مارک داون یک زبان نشانه گذاری ساده است که برای نوشتن مستندات متنی خیلی خوب است. فایل های مارک داون سبک هستند و به راحتی قابل مدیریت در کنترل نسخه (مثل Git) هستند.
  • GitBook: اگر می خواهید مستنداتتان شبیه یک کتاب آنلاین و قابل خواندن باشند، GitBook یک گزینه عالی است. از فایل های مارک داون استفاده می کند و خروجی شیکی می دهد.
  • Read the Docs: این پلتفرم بیشتر برای مستندات کدنویسی و پروژه های متن باز استفاده می شود و از فرمت های Sphinx و Markdown پشتیبانی می کند.
• واژه پردازها (Word, Google Docs):
  برای مستندات خیلی کوچک یا پیش نویس های اولیه، استفاده از Word یا Google Docs هم می تواند کارساز باشد. اما برای حجم بالای مستندات یا همکاری تیمی، شاید بهترین گزینه نباشند، چون قابلیت جستجو و سازماندهی در آن ها محدودتر است.

راه حل های درون دروپال

خبر خوب این است که خود دروپال هم امکانات فوق العاده ای برای ساخت و مدیریت مستندات داخلی دارد. این راه حل ها به شما اجازه می دهند که مستندات را درست کنار محتوای اصلی سایت نگه دارید و کاربران نیازی به خروج از سایت نداشته باشند.

استفاده از قابلیت های دروپال: ساخت Custom Content Type برای مستندات، استفاده از Views برای نمایش و سازماندهی

ببینید چقدر این روش کاربردی و جذاب است:

1. ساخت نوع محتوای سفارشی (Custom Content Type) برای مستندات:

   می توانید یک نوع محتوا به اسم راهنما یا مستندات بسازید. این نوع محتوا می تواند فیلدهای خاص خودش را داشته باشد، مثلاً:

   • عنوان: (مثلاً راهنمای ثبت نام)
   • بدنه: متن اصلی راهنما
   • تصویر: برای اسکرین شات ها
   • فیلد دسته بندی (Taxonomy): برای دسته بندی راهنماها (مثلاً کاربران نهایی، مدیران محتوا، سوالات متداول). این کار به شما کمک می کند مستندات را بر اساس مخاطب یا موضوع دسته بندی کنید.
   • فیلد ترتیب نمایش: اگر می خواهید راهنماها به ترتیب خاصی نمایش داده شوند.

   با این کار، هر راهنما یک گره (Node) در دروپال شما می شود و می توانید مثل هر محتوای دیگری آن را مدیریت کنید.

2. استفاده از Views برای نمایش و سازماندهی:

   ماژول Views در دروپال واقعاً قدرتمند است. می توانید با آن یک صفحه یا یک بلاک بسازید که لیست تمام راهنماهای شما را نمایش دهد. مثلاً:

   • یک صفحه راهنماهای کاربری بسازید که تمام گره های از نوع راهنما را بر اساس دسته بندی یا تاریخ نمایش دهد.
   • یک بلاک آخرین راهنماها در نوار کناری سایت قرار دهید.
   • قابلیت فیلتر و جستجو را به Views اضافه کنید تا کاربران بتوانند راهنمای مورد نظرشان را راحت تر پیدا کنند.

   مثال عملی: فرض کنید می خواهید یک بخش FAQ بسازید. یک Content Type به اسم سوال متداول می سازید با فیلدهای سوال و پاسخ. بعد با Views، یک صفحه می سازید که همه این سوالات متداول را لیست کند و قابلیت جستجو هم به آن اضافه می کنید.

ماژول های کاربردی دروپال: معرفی ماژول های مرتبط

چند ماژول هم هستند که کار مستندسازی را در دروپال راحت تر می کنند:

• Help module (ماژول کمک دروپال): این ماژول بخشی از هسته دروپال است و به شما اجازه می دهد توضیحات و راهنماهایی برای ماژول ها و بخش های مختلف سایت اضافه کنید. این توضیحات در بخش Help پنل مدیریت دروپال نمایش داده می شوند.
• Advanced Help: اگر نیاز به امکانات بیشتری برای ماژول Help هسته دروپال دارید، این ماژول می تواند کمک کننده باشد و امکان ساخت راهنماهای پیچیده تر و دسته بندی شده را فراهم می کند.
• CKEditor / TinyMCE (ویرایشگرهای غنی): این ویرایشگرهای WYSIWYG (آنچه می بینید همان است که به دست می آورید) به شما کمک می کنند تا محتوای مستنداتتان را با فرمت بندی های مختلف (بولد، ایتالیک، لیست ها، تصاویر) به راحتی ایجاد کنید، بدون اینکه نیاز به دانش HTML داشته باشید.

با ترکیب این روش ها، هم می توانید مستندات فنی و تیمی را در ابزارهای جداگانه مدیریت کنید و هم راهنماهای کاربری را مستقیماً در سایت دروپالی خودتان به کاربران ارائه دهید. این کار، دسترسی به اطلاعات را برای همه آسان می کند.

فرآیند گام به گام ایجاد مستندات برای دروپال

حالا که با اهمیت و انواع مستندات آشنا شدیم، بیایید یک نقشه راه عملی و گام به گام برای این کار داشته باشیم. مستندسازی یک پروژه، مثل پختن یک غذای خوشمزه است؛ باید از قبل برنامه ریزی کنید، مواد لازم را آماده کنید، و مرحله به مرحله پیش بروید تا به نتیجه دلخواه برسید.

گام ۱: برنامه ریزی و جمع آوری اطلاعات

قبل از اینکه قلم به دست بگیرید یا شروع به تایپ کنید، باید یک برنامه دقیق داشته باشید.

1. شناسایی نیازها: با تیمتان و کاربران نهایی صحبت کنید. چه سوالاتی بیشتر از شما می پرسند؟ کدام بخش های سایت برای کاربران گیج کننده است؟ چه کارهایی بیشتر از همه تکرار می شوند و می توانند با یک راهنما ساده تر شوند؟
2. تعیین مخاطب: همانطور که قبلاً گفتیم، دقیقاً مشخص کنید که این مستندات برای چه گروهی نوشته می شوند (کاربران نهایی، مدیران محتوا، یا حتی توسعه دهندگان). این به شما کمک می کند لحن و سطح جزئیات را تنظیم کنید.
3. جمع آوری محتوا: اطلاعات خام را جمع آوری کنید. این می تواند شامل اسکرین شات ها، ویدئوهای آموزشی موجود، یادداشت های جلسات توسعه، یا حتی ایمیل ها و پیام های پشتیبانی قبلی باشد.

گام ۲: انتخاب ابزار و ساختار

حالا که می دانید چه چیزی را برای چه کسی بنویسید، باید تصمیم بگیرید کجا و چطور آن را منتشر کنید.

1. انتخاب ابزار: آیا از راه حل های درون دروپال استفاده می کنید (Content Type، Views) یا یک ابزار خارجی مثل Notion یا Confluence؟ یا شاید ترکیبی از هر دو؟ این تصمیم بستگی به حجم مستندات، پیچیدگی پروژه و تیم شما دارد.
2. ساختار کلی: یک فهرست محتوا (Table of Contents) اولیه برای خودتان بسازید. بخش ها و زیربخش های اصلی را مشخص کنید. این کار مثل یک ستون فقرات برای مستندات شما عمل می کند.

گام ۳: نگارش پیش نویس

وقتش رسیده که شروع به نوشتن کنید!

1. تولید محتوای اولیه: طبق ساختاری که تعیین کرده اید، شروع به نوشتن کنید. سعی کنید در این مرحله خیلی روی جزئیات کوچک گیر نکنید، فقط ایده ها و اطلاعات اصلی را پیاده کنید.
2. رعایت اصول نگارش: از همان ابتدا به وضوح، سادگی، استفاده از هدینگ ها و لیست ها دقت کنید. یادتان باشد که اسکرین شات ها و تصاویر را در جای مناسب قرار دهید.
3. یک بخش را کامل کنید و بعد به بخش بعدی بروید: تلاش نکنید همه چیز را همزمان بنویسید. هر بخش را به عنوان یک وظیفه جداگانه ببینید.

گام ۴: بازبینی و ویرایش

این یکی از مهم ترین مراحل است. هیچ وقت پیش نویس اول را منتشر نکنید!

1. بررسی دقت و وضوح: از خودتان بپرسید: آیا این راهنما به اندازه ای واضح است که یک نفر با کمترین دانش هم بتواند آن را بفهمد؟ آیا اطلاعات دقیق و به روز هستند؟
2. تست توسط افراد دیگر: از چند نفر (ترجیحاً کسانی که با پروژه آشنایی کمی دارند) بخواهید که مستندات شما را بخوانند و کاری را که توضیح داده اید انجام دهند. بازخورد آن ها بسیار ارزشمند است. هرجا سوالی برایشان پیش آمد، یعنی شما باید توضیح بیشتری بدهید.
3. رفع اشکالات: هر گونه ابهام، غلط املایی، دستوری یا اطلاعات نادرست را اصلاح کنید.

گام ۵: انتشار و اطلاع رسانی

حالا که مستنداتتان آماده شده اند، وقتش رسیده که آن ها را در دسترس قرار دهید.

1. انتشار: مستندات را در پلتفرمی که انتخاب کرده اید (مثلاً دروپال یا ابزار خارجی) منتشر کنید.
2. اطلاع رسانی: کاربران را در مورد وجود این مستندات آگاه کنید. می توانید در وب سایت، شبکه های اجتماعی یا از طریق ایمیل به آن ها اطلاع دهید. شاید حتی یک دکمه راهنما یا سوالات متداول در بخش های مهم سایت قرار دهید.

گام ۶: نگهداری و به روزرسانی

مستندسازی یک فرآیند مداوم است، نه یک کار یک بار مصرف.

1. بازبینی منظم: به صورت دوره ای (مثلاً هر سه ماه یک بار) مستندات را بازبینی کنید تا مطمئن شوید که هنوز معتبر و به روز هستند.
2. اعمال تغییرات: هر زمان که دروپال یا سایت شما تغییرات بزرگی داشت، حتماً مستندات مربوطه را هم به روز کنید. این شامل به روزرسانی هسته دروپال، ماژول ها یا هر تغییر در فرآیندهای کاربری است.
3. جمع آوری بازخورد: همیشه گوش به زنگ بازخورد کاربران باشید و از آن ها برای بهبود مستندات در آینده استفاده کنید.

با دنبال کردن این ۶ گام، شما یک فرآیند مستندسازی قوی و کارآمد را پیاده سازی خواهید کرد که به شما کمک می کند دانش مربوط به پروژه دروپالی تان را حفظ کنید و تجربه کاربری بهتری را برای همه فراهم آورید.

چالش های رایج در مستندسازی دروپال و راه حل ها

مستندسازی عالی است، اما مثل هر کار دیگری، چالش های خودش را دارد. مخصوصاً دروپال که خودش یک سیستم پیچیده و در حال تکامل است، ممکن است چالش های خاصی را برای مستندسازان ایجاد کند. بیایید چند تا از این چالش های رایج و راه حل هایشان را بررسی کنیم تا وقتی با آن ها روبه رو شدید، بدانید چطور از پسشان بربیایید.

همگام سازی با به روزرسانی های دروپال هسته و ماژول ها

دروپال دائماً در حال به روزرسانی است، چه هسته اصلی، چه ماژول ها و قالب ها. هر به روزرسانی ممکن است رابط کاربری، عملکرد یا حتی نام یک گزینه را تغییر دهد. این یعنی مستندات شما ممکن است خیلی زود قدیمی شوند.

* راه حل:
* برنامه بازبینی منظم: یک برنامه منظم برای بازبینی مستنداتتان داشته باشید، مثلاً هر زمان که یک به روزرسانی بزرگ دروپال یا ماژول های اصلی منتشر شد.
* تغییرات کلیدی را رصد کنید: عضو خبرنامه های دروپال یا ماژول های اصلی باشید تا از تغییرات مهم مطلع شوید.
* مستندات را ماژولار بنویسید: به جای نوشتن یک راهنمای خیلی طولانی، آن را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید. اینطوری اگر فقط یک بخش تغییر کرد، نیاز نیست کل مستند را بازنویسی کنید، فقط همان قسمت را به روز می کنید.

مستندسازی تغییرات کاستوم و توسعه های اختصاصی

وقتی دروپال را برای نیازهای خاص پروژه خودتان شخصی سازی می کنید یا ماژول ها و قالب های اختصاصی می سازید، هیچ راهنمای عمومی برای آن ها وجود ندارد. اینجاست که چالش شروع می شود.

* راه حل:
* توسعه دهندگان را درگیر کنید: توسعه دهندگان که تغییرات را ایجاد کرده اند، بهترین منبع برای مستندسازی آن ها هستند. آن ها را تشویق کنید که همزمان با کدنویسی، توضیحات مربوط به آن را هم بنویسند.
* سیستم مدیریت نسخه (Version Control) برای مستندات: از ابزارهایی مثل Git برای مستندات فنی استفاده کنید. اینطوری می توانید تاریخچه تغییرات را ردیابی کرده و اگر چیزی نیاز به بازگشت داشت، به راحتی به نسخه های قبلی برگردید.
* قالب های استاندارد: یک قالب استاندارد برای مستندسازی کدهای سفارشی ایجاد کنید تا همه توسعه دهندگان از یک روش پیروی کنند.

مدیریت دسترسی به مستندات مختلف برای گروه های کاربری متفاوت

شاید نخواهید راهنمای فنی توسعه دهندگان در دسترس کاربران عادی باشد، یا مدیران محتوا به تمام جزئیات پیکربندی سرور دسترسی داشته باشند.

* راه حل:
* سطح دسترسی دروپال: اگر مستندات را در خود دروپال ایجاد می کنید (با Content Type و Views)، از سیستم دسترسی داخلی دروپال (Permissions) استفاده کنید تا مشخص کنید کدام نقش کاربری به کدام بخش از مستندات دسترسی داشته باشد.
* ابزارهای مدیریت دانش: اگر از ابزارهای خارجی مثل Confluence استفاده می کنید، آن ها هم قابلیت های خوبی برای مدیریت دسترسی دارند که می توانید برای هر گروه، دسترسی های خاصی تعریف کنید.

تشویق به استفاده از مستندات و کاهش سوالات تکراری

گاهی اوقات با اینکه بهترین مستندات دنیا را می نویسید، کاربران همچنان سوالات تکراری می پرسند! این نشان می دهد که شاید کاربران از وجود مستندات بی خبرند یا پیدا کردن اطلاعات برایشان سخت است.

* راه حل:
* مکان یابی استراتژیک: لینک مستندات یا بخش FAQ را در جاهای پربازدید سایت (مثلاً هدر، فوتر، یا در کنار فرم های تماس) قرار دهید.
* جستجوی قوی: مطمئن شوید که جستجوی داخلی سایت شما خوب کار می کند و کاربران می توانند با کلمات کلیدی، به راحتی به راهنمای مورد نظرشان برسند.
* آموزش اولیه: در جلسات آموزشی اولیه برای کاربران یا مدیران جدید، به مستندات اشاره کنید و نحوه استفاده از آن ها را آموزش دهید.
* سیستم بازخورد: همانطور که قبلاً گفتیم، امکان بازخورد را فراهم کنید. اگر کاربران بگویند که فلان بخش ابهام دارد یا فلان سوال پاسخ داده نشده، می توانید آن را اصلاح کنید.
* پیام های خودکار: در سیستم های پشتیبانی، اگر سوال تکراری زیاد پرسیده می شود، می توانید پاسخ های آماده ای داشته باشید که در کنار پاسخ اصلی، لینک به مستندات مرتبط را هم بدهد.

مستندسازی موفق در دروپال، نه تنها به نوشتن مطالب دقیق نیاز دارد، بلکه باید این چالش ها را هم پیش بینی و برایشان راه حل داشته باشید. با کمی برنامه ریزی و صبر، می توانید یک سیستم مستندسازی قدرتمند و کاربردی برای پروژه دروپالی خودتان ایجاد کنید.

نتیجه گیری

راستش را بخواهید، ایجاد مستندات و راهنماهای کاربری برای وب سایت های دروپالی، نه یک کار حاشیه ای، بلکه یک سرمایه گذاری حسابی است. شاید اولش به نظر برسد وقت گیر و پردردسر است، اما باور کنید، در درازمدت سودش را حسابی پس می دهد. این کار باعث می شود تا تیمتان هماهنگ تر باشد، کاربران سایتتان خودکفا شوند و در نهایت، شما زمان کمتری را صرف پاسخ دادن به سوالات تکراری کنید.

یادتان باشد، مستندسازی خوب یعنی اینکه شما دارید دانش مربوط به سایتتان را حفظ می کنید، از دست رفتن آن جلوگیری می کنید و برای هر تغییر یا فرد جدیدی که به پروژه اضافه می شود، یک منبع قابل اعتماد دارید. فرقی نمی کند یک توسعه دهنده باشید، یک مدیر محتوا یا صاحب یک کسب وکار با یک سایت دروپالی، داشتن مستندات باکیفیت و به روز، مثل داشتن یک نقشه گنج است که شما را به سمت موفقیت و کارایی بیشتر هدایت می کند.

پس دیگر وقت تلف نکنید! همین امروز شروع کنید. شاید لازم نباشد همه چیز را یکباره مستند کنید. از یک بخش کوچک شروع کنید، مثلاً راهنمای ثبت نام کاربران یا نحوه انتشار یک مقاله جدید. قدم به قدم پیش بروید و مطمئن باشید که هر گامی که در راه مستندسازی برمی دارید، قدمی است در جهت بهبود تجربه کاربری و افزایش ارزش پروژه دروپالی شما. مطمئن باشید که نه تنها از شر سوالات تکراری خلاص می شوید، بلکه یک جامعه کاربری قدرتمند و خودکفا هم خواهید داشت که با افتخار از سایت شما استفاده می کنند.